Dokumentacja podatkowa

Co to jest dokumentacja podatkowa?

Dokumentacja podatkowa to nie jest tylko formalność. To fundament bezpieczeństwa podatkowego firmy, a także jeden z najważniejszych elementów każdej kontroli lub sporu z urzędem. W praktyce jednak wiele firm traktuje ją jako „papier do podpisu” – często kopiowany, nieaktualny lub przygotowany bez głębszego zrozumienia biznesu. W NKDP wychodzimy z zupełnie innego założenia: każdy dokument podatkowy musi odzwierciedlać to, jak działa firma – prawdziwie, a nie teoretycznie.

Dokumentacja podatkowa – co obejmuje?

Zakres dokumentacji zależy od formy działalności, wielkości obrotów, branży i struktury prawnej. Najczęściej dotyczy:

– polityki rachunkowości i procedur podatkowych

– dokumentacji cen transferowych (TPR)

– procedur wewnętrznych VAT, PIT, CIT

– uzasadnień zastosowania ulg i zwolnień podatkowych

– ewidencji przychodów i kosztów

– rejestrów wymaganych przez Krajowy System e-Faktur (KSeF)

– dokumentacji MDR (raportowanie schematów podatkowych)

W NKDP tworzymy te dokumenty od zera lub aktualizujemy istniejące – tak, aby rzeczywiście chroniły firmę, a nie tylko leżały w segregatorze.

Dlaczego dokumentacja podatkowa ma znaczenie?

Bo w razie kontroli nie liczą się Twoje intencje – tylko dokumenty. To one pokazują, czy podejmowałeś racjonalne decyzje, czy miałeś procedury, czy działałeś w dobrej wierze. Ich brak może oznaczać:

– odmowę ulgi podatkowej

– zakwestionowanie kosztu uzyskania przychodu

– domiar podatku VAT lub CIT

– zarzut obejścia prawa (klauzula GAAR)

– naliczenie sankcji i odsetek

Właściwa dokumentacja to Twoje zabezpieczenie – a my piszemy ją tak, by naprawdę działała w praktyce.

Dokumentacja podatkowa dopasowana do firmy

W NKDP patrzymy szerzej niż tylko „prawniczo”, a nasi eksperci to nie tylko doradcy podatkowi i prawnicy. To także osoby, które rozumieją mechanizmy gospodarki, finanse i realia prowadzenia biznesu. Wiemy, że dokumentacja nie może być oderwana od rzeczywistości. Dlatego:

– analizujemy Twój model biznesowy

– pytamy o klientów, rynki, strukturę kosztów

– uwzględniamy zmienność koniunktury i plany rozwojowe

– dopasowujemy zapisy do branży i specyfiki działalności

Nasze dokumenty nie są kopiowane z gotowych wzorów. Każdy plik, który oddajemy klientowi, ma konkretne uzasadnienie, jest spójny z Twoimi sprawozdaniami finansowymi, fakturami, strukturą firmy i strategią podatkową.

Dokumentacja podatkowa a kontrole i spory

Urząd nie zawsze szuka dowodów przestępstwa – często szuka „luki”. Źle przygotowana dokumentacja to dla urzędnika zaproszenie do podważenia Twoich działań. My nie dajemy mu tej szansy. W razie kontroli:

– przedstawiamy spójną dokumentację w imieniu klienta

– wyjaśniamy jej znaczenie, kontekst i podstawy prawne

– bronimy stanowisk i interpretacji

– udowadniamy, że działania firmy miały sens ekonomiczny

Nasze dokumenty mówią językiem zrozumiałym nie tylko dla urzędnika, ale przede wszystkim dla firmy, która za nimi stoi.

Jak wygląda współpraca z NKDP?

• rozmawiamy – o tym, jak działa Twoja firma

• analizujemy dane księgowe, sprawozdania, strukturę właścicielską

• projektujemy dokumentację dostosowaną do realiów

• tłumaczymy zapisy – Ty też masz wiedzieć, co podpisujesz

• aktualizujemy dokumenty, gdy zmienia się prawo lub sytuacja w firmie

W czym pomagamy najczęściej?

– dokumentacja cen transferowych (pełna i uproszczona)

– procedury VAT, CIT, PIT

– w tym w estońskim CIT

– dokumentacja ulgi B+R i IP Box

– rejestry i opisy MDR (raportowanie schematów)

– polityka rachunkowości i instrukcja obiegu dokumentów

– dokumenty do KSeF i raportowania JPK

Tworzymy dokumentację dopasowaną do każdej branży – od produkcji, przez e-commerce, po fundacje rodzinne.