Procedury obiegu dokumentów

W każdej firmie – niezależnie od wielkości i branży – dokumenty są krwiobiegiem organizacji. Faktury, umowy, zamówienia, protokoły, raporty – wszystkie te elementy muszą być prawidłowo sporządzone, zatwierdzone, przekazane i zarchiwizowane. Brak przejrzystego obiegu dokumentów to chaos, błędy, opóźnienia i ryzyko strat. W naszej kancelarii pomagamy wdrażać nowoczesne i zgodne z prawem procedury zarządzania dokumentacją – tak, aby firma działała sprawnie, bezpiecznie i zgodnie z przepisami.

Na czym polega sprawny obieg dokumentów?

Sprawny obieg dokumentów to przede wszystkim:
– jasny podział ról i odpowiedzialności w firmie
– określenie etapów pracy z dokumentem (tworzenie, zatwierdzanie, archiwizacja)
– zapewnienie zgodności z przepisami prawa (np. ustawa o rachunkowości, RODO)
– eliminacja zbędnych papierów i dublowania zadań

Pomagamy uporządkować przepływ dokumentów zarówno w firmach tradycyjnych, jak i tych pracujących zdalnie lub hybrydowo.

Co powinna zawierać instrukcja obiegu dokumentów?

Instrukcja obiegu dokumentów to wewnętrzny dokument regulujący, jak postępować z dokumentacją wewnętrzną i zewnętrzną. Dobrze opracowana instrukcja powinna obejmować m.in.:
– rodzaje dokumentów w firmie
– osoby odpowiedzialne na poszczególnych etapach
– wzory dokumentów (np. faktury, umowy, pełnomocnictwa)
– zasady przekazywania dokumentów między działami
– sposób zatwierdzania dokumentów (w tym elektronicznie)
– procedury przechowywania i archiwizacji
– zasady usuwania i niszczenia dokumentów

W NKDP opracowujemy kompletne instrukcje – dopasowane do profilu działalności, struktury organizacyjnej i dostępnych narzędzi.

Jak wygląda obieg dokumentów w firmie?

Typowy cykl dokumentu to:

1. opracowanie (np. umowa przez dział prawny lub handlowy)

2. weryfikacja (np. kontrola merytoryczna i formalna)

3. zatwierdzenie (np. podpis zarządu)

4. wdrożenie (np. przekazanie kontrahentowi, zrealizowanie transakcji)

Archiwizacja (fizyczna lub cyfrowa)
W praktyce wiele firm ma problem już na poziomie podstawowym: dokumenty giną, są powielane, nie wiadomo kto za co odpowiada. Pomagamy zorganizować to raz, a dobrze – wdrażając systemy elektronicznego obiegu lub przynajmniej jasne schematy działania.

Czy instrukcja obiegu dokumentów jest obowiązkowa?

Tak – w przypadku firm prowadzących pełną księgowość (czyli np. spółek z o.o.) posiadanie dokumentacji opisującej system przetwarzania danych i obiegu dokumentów jest wymagane przez ustawę o rachunkowości. Brak takiej dokumentacji to ryzyko błędów księgowych, problemów przy kontroli lub zakwestionowania zapisów księgowych. Co więcej, odpowiednio skonstruowana instrukcja może stanowić ochronę w przypadku sporów, reklamacji lub postępowań podatkowych.

Ustawa o obiegu dokumentów – co warto wiedzieć?

Nie istnieje jedna, odrębna ustawa o obiegu dokumentów, ale zasady te wynikają z wielu źródeł prawa – m.in. z:
– ustawy o rachunkowości
– kodeksu cywilnego (umowy)
– przepisów podatkowych (np. dotyczących faktur, ksiąg podatkowych)
– RODO (dokumenty z danymi osobowymi)
– przepisów branżowych (np. dla służby zdrowia, finansów, edukacji)

Doskonale znamy powyższe regulacje i tworzymy procedury, które łączą wymagania formalne z praktyczną funkcjonalnością.

Nowoczesne podejście do zarządzania dokumentacją

Wspieramy również firmy w digitalizacji dokumentów – przejściu z wersji papierowej na elektroniczną. Pomagamy dobrać narzędzia (np. systemy DMS), opracować polityki e-archiwizacji, wdrożyć bezpieczne podpisy elektroniczne. Umożliwia to sprawniejszą pracę, łatwiejszy dostęp do danych, szybszą reakcję na zapytania klientów i lepsze przygotowanie na kontrole.

Szkolenia i wdrożenia dla zespołów

Dobre procedury to nie wszystko – liczy się też praktyka. Prowadzimy szkolenia dla pracowników i kadry kierowniczej z zasad obiegu dokumentów, odpowiedzialności, narzędzi i standardów. Uczymy, jak eliminować błędy, jak współpracować między działami i jak usprawnić codzienną pracę z dokumentacją.